Задача №1.
Описание ситуации: У компании, в которой Вы осуществляете свою трудовую деятельность, резко снизилась прибыль, и уменьшилось количество клиентов. Руководитель Вашей компании дал Вам поручение проанализировать существующую информацию о Вашей компании и ее профессиональной деятельности.
Собрать информацию о существовавших ранее подобных Вашей компаниях. Проанализировать существующую литературу о профессиональной детальности подобных компаний, кроме этого Вам необходимо результаты Вашего анализа предоставить ему, но он человек очень занятой и на личную встречу у него нет времени, поэтому Вам необходимо организовать передачу информацию с Вашего компьютера на компьютер начальника без промежуточной ЭВМ.
Для решения данной задачи необходимо сделать:
1. Построить схему соединения компьютеров.
Рис. 1. Схема соединения компьютеров «шина»
Рис. 2. Схема соединения компьютеров «кольцо»
Рис. 3. Схема соединения компьютеров «звезда»
Рис. 4. Схема соединения компьютеров «снежинка»
2. Указать три источника, адрес электронной библиотеки, имя каталога в которой возможно найти литературу по вашей профессиональной деятельности.
- Электронно-библиотечная система IPR BOOKS
- https://www.iprbookshop.ru/myprivateoffice.html
- Образовательная платформа для университетов и колледжей «Юрайт» https://urait.ru/
Задача 2. Направлено на формирование УМЕНИЙ компетенции ОПК-5, ОПК-6.
Описание ситуации: Как уже говорилось выше, у компании, в которой Вы осуществляете свою трудовую деятельность, резко снизилась прибыль, и уменьшилось количество клиентов.
Руководитель Вашей компании дал Вам поручение обеспечить рентабельность производства, организовать рост прибыли, изыскать источники масштабируемости бизнеса. Для этого Вам необходимо применять программные средства и информационные технологии, осуществить выбор и применять программные средства и информационные технологии, использовать информационные технологии для систематизации и обобщения информации, а также использовать принципы работы современных информационных технологий для выбора современных информационных технологий.
Для решения данной задачи необходимо:
1. Изложить алгоритм действий по выбору и применению информационных технологий и программных средств.
2. Обосновать свой выбор.
Термин «информация» — один из самых популярных в нашем лексиконе. Очевидно, что любая деятельность человека основывается на информации.
Информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).
Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а другому — мало или ничего. То есть «информировать» в терминах теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Активными участниками информационного обмена необязательно должны быть люди: обмен информацией происходит также в животном и растительном мире, но когда речь идет о человеке как об участнике информационного процесса, то имеется в виду смысловая или семантическая информация.
Как известно, технология – это совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса.
Рис. 1.
Информационная технология (ИТ) – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Информационные технологии в сфере экономики и управления позволяют переработать разрозненные исходные данные в надежную и оперативную информацию для принятия решений с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
Информационные технологии практически могут реализовываться как в неавтоматизированном (традиционном или, по-другому, «бумажном»), так и в автоматизированном виде:
Реализация ИТ возможна в определенной среде – информационной системе.
- Виды информационных технологий
- Информационная технология обработки данных
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи: обработка данных об операциях, производимых фирмой; создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме; получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.
Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
- выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
- решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
- выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
- выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
- использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
- акцент на хронологию событий;
- требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Основные компоненты
Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 3) и приведем их характеристики.
Сбор данных. По мере того, как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
- классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.
- сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
- вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
- укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.
База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
- данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
- планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
- Автоматизация офиса
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая — купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще ≈ при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
- качественное оформление табличных форм представления данных;
- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
- проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
- создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
- заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
- заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения — оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
- работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
- количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
- программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
- перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
- должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
- запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Вопрос кейса:
1. Как сохранить информацию на компьютере? (ОПК-2, У-1).
Сохранить информацию можно не только на жестком диске, но и на винчестерах компьютера, различных портативных носителях: внешних жестких дисках, устройствах накопления.
Для того чтобы сохранить файл на устройство, необходимо выделить один файл или несколько, после нажать правую кнопку мыши. В меню выбрать пункты: «Копировать» или «Вырезать», открыть источник, на который будет сохраняться информация, аналогично правой кнопочкой мыши выбрать пункт «Вставить». Возможно также комбинация клавиш: Ctrl+C – копирование, Ctrl+V – вставка.
2. Как используются электронные библиотеки и каталоги для подбора информации? (ОПК-2, У-2).
Приступая к работе с электронным каталогом, необходимо предварительно ознакомиться с его характеристиками: какая информация представлена; хронологические рамки; поисковые возможности.
Практически все электронные каталоги позволяют пользователю выбрать вариант поиска (простой, расширенный или профессиональный). Для начинающего пользователя подойдет простой поиск. В этом случае необходимо выбрать поле поиска, т. е. по какому элементу мы будем искать информацию: автор, название, ключевые слова и т. д.
Набор полей для поиска в разных каталогах может варьироваться, но основные поля (перечисленные выше) присутствуют всегда. При простом поиске в поисковое окно вводится искомое «понятие» (фамилия автора, название книги или ключевое слово по теме).
Сначала необходимо выбрать поля, по которым будет вестись поиск, а затем – вводить искомые термины.
Некоторые поисковые формы предусматривают дополнительную возможность поиска – поиск по словарям. Он используется при наличии сложных запросов, если трудно сформировать запрос, много термов и т. д. В этом случае пользователь видит весь состав словаря и имеет возможность выбирать наиболее подходящие ему термины.
3. Чем Вы руководствуетесь при выборе необходимых программных средств и информационных технологий? (ОПК-5, У-1).
1. Цена, как стоимость лицензионного софта, так и оплата услуг по внедрению программного продукта, включая предполагаемые расходы на поддержание системы и услуги консультантов, если такие могут потребоваться.
2. Легкость и простота использования программного продукта.
3. Дружелюбный, интуитивно-понятный интерфейс.
4. Какие программные средства и информационные технологии Вам известны (назвать не менее 3)? (ОПК-5, У-2).
1. Текстовые процессоры (Microsoft Word, Open Office Writer).
2. Электронные таблицы (Microsoft Excel).
3. Личные информационные системы (Microsoft Outlook).
4. Программы презентационной графики (Microsoft Power Point).
5. Редакторы растровой и векторной графики (Adobe Photoshop, Corel др.).
6. Средства разработки (Borland Delphi, Microsoft Visual Basic, Borland C++ Builder, Microsoft Visual C++ и др.).
5. Какие информационные технологии Вы используете для систематизации и обобщения информации при решении профессиональных задач? (назвать не менее 3) (ОПК-5, У3).
Мультимедийные технологии, информационная технология обработки текстовых данных, сетевые информационные технологии; информационная технология автоматизированного офиса.
6. Какие принципы работы современных информационных технологий Вам известны? (назвать не менее 3) (ОПК-6, У-1).
1. интерактивный режим работы с персональным компьютером
2. интегрированность новых технологий с уже используемыми программными и аппаратными устройствами
3. гибкость процессов постановки задач и изменения данных
7. По какому принципу Вы будите выбирать современные информационные технологии? (ОПК-6, У-2).
1. функциональное назначение;
2. сопровождения и поддержки технических и программных средств;
3.соответствие цены предложению; выбор поставщика системы.